Quels outils collaboratifs pour faciliter le télétravail ?

Fortement encouragé depuis le début de la pandémie de coronavirus en mars 2020, le télétravail avait déjà convaincu de nombreuses entreprises avant cette situation mondiale inédite.

Si certaines personnes ont donc vécu cette nouvelle organisation de façon sereine, ce n’est pas le cas de tout le monde.

Et pour cause : il n’est pas évident de passer de 1 jour / semaine de télétravail à 100 % d’activité à la maison, et encore moins de troquer le 100 % présentiel contre le 100 % distanciel !

Heureusement, il existe de nombreux outils collaboratifs permettant de faciliter le travail à distance et de conserver le contact avec ses collègues. Le télétravail ayant de grandes chances de séduire de plus en plus d’entreprises à l’avenir, il est temps de les adopter !

Voici donc quelques exemples d’outils collaboratifs efficaces et simples d’utilisation, testés et approuvés chez Cognix Systems !

Stockage et partage de fichiers

Le premier écueil du télétravail est bien entendu la disponibilité de vos fichiers et bases de données. Un conseil : oubliez les clés USB et les multiples envois d’e-mails avec des pièces jointes volumineuses ! Ce n’est bon ni pour la sécurité de vos données, ni pour la fiabilité de vos envois, ni pour l’environnement (n’oublions pas que chaque envoi d’e-mail génère une consommation électrique).

La meilleure solution consiste à passer par un cloud professionnel, idéalement hébergé en Europe, afin que les données de votre entreprise ne dépendent pas du droit américain en matière de confidentialité. Plusieurs technologies de cloud existent : de notre côté, nous avons opté pour ownCloud.

Quel que soit votre choix, assurez-vous que votre cloud vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires à votre activité : stockage en ligne sécurisé et chiffré, partage de fichiers avec gestion des droits d’accès, transfert de fichiers volumineux, et bien sûr accès à vos données où que vous soyez, depuis tout ordinateur, smartphone ou tablette.

Dernier conseil, mais pas des moindres : veillez à ce que les données de votre cloud soient dupliquées sur plusieurs serveurs, eux-mêmes situés dans des datacentres différents. Vous éviterez ainsi les désagréments qui peuvent être liés à une panne, une défaillance technique ou pire, un incendie…

Messagerie instantanée : gardez le contact !

Avoir accès à ses données c’est bien, pouvoir en discuter avec ses collègues, c’est mieux ! La messagerie instantanée est déjà l’un des outils collaboratifs les plus utiles en temps normal. En cas de télétravail, elle devient cruciale. Les plateformes les plus connues se nomment Slack, WhatsApp Business, Google Messages…

Vous souhaitez vous appuyer sur une solution open source, installée et configurée sur votre propre serveur (par vous-même ou par votre prestataire web / infogérance) afin de garantir la confidentialité maximale de vos échanges ? Une messagerie instantanée telle que Rocket.Chat est alors idéale. Elle vous fournit de nombreuses fonctionnalités : conversation privée, création de canaux publics ou privés, possibilité de chiffrement des échanges, envoi de fichiers en direct…

Visioconférence et téléphonie

Ok, les longues réunions en visioconférence, ça peut être pénible. Encore plus lorsqu’elles se répètent à longueur de journée. Et d’expérience, on peut vous dire que si elles ont lieu sur une plateforme peu ergonomique, présentant de nombreux bugs et aux fonctionnalités limitées, la situation peut vite devenir insupportable.

C’est pourquoi il vaut mieux s’appuyer sur des outils collaboratifs fiables. A commencer par les casques, micros et webcams nécessaires à la visioconférence (vous éviterez ainsi le sentiment de profonde solitude que ressent chaque personne qui a déjà répété 10 fois de suite « Euh, vous m’entendez là ? » sans obtenir de réponse…).

Côté applications, Zoom, Skype et Google Meet sont les plus populaires. Des concurrents open source tels que Jitsi Meet garantissent également de très bonnes performances, en termes d’échanges audios / vidéos comme de partages d’écrans et données.

Gestion de planning et productivité

Vos collaborateurs ont besoin d’avoir accès à un rétroplanning commun et / ou à la liste de leurs tâches mise à jour en temps réel ? Parmi les outils collaboratifs dédiés à la gestion de projets, Trello est particulièrement pratique.

• Ses atouts : une organisation facile de vos tâches, via des cartes que vous pouvez glisser / déposer d’une catégorie à l’autre, ainsi qu’une option de partage de vos tableaux avec tous les intervenants de vos projets.

• Ses concurrents : Asana, Monday.com, Airtable, Favro, Basecamp…

Les plateformes Google Docs et Google Sheets vous permettent quant à elles de créer et partager en ligne les traitements de texte et tableurs indispensables au travail quotidien de votre équipe.

Gestionnaire de mots de passe

Au niveau personnel comme professionnel, nous devons tous générer et retenir de nombreux mots de passe. Et attention, par mesure de sécurité, il convient de ne surtout pas utiliser toujours le même, ni d’en choisir un trop simple (exit les 123456, azerty00 ou motdepasse2021). Du coup, difficile de les avoir tous en tête… Heureusement, des gestionnaires de mots de passe existent pour s’en souvenir à notre place.

• Le principe : vous créez votre fichier maître, protégé par un mot de passe fort (le seul que vous devez retenir !). Ce fichier contient tous vos autres identifiants et mots de passe. Vous pouvez le stocker sur une clé USB, un disque dur externe ou un cloud, puis l’ouvrir depuis n’importe quel ordinateur sur lequel vous aurez installé le gestionnaire de mot de passe.

Les principaux gestionnaires de mot de passe : Keepass, application gratuite et certifiée par l’Autorité Nationale de Sécurité Informatique, dispose de toutes les fonctionnalités et options de sécurité nécessaires, malgré un design un peu austère. De nombreux équivalents sont disponibles : Bitwarden (gratuite), LastPass (mais dont la version gratuite est limitée) ainsi que les applications payantes 1Password ou Dashlane.

Et la détente au bureau ?

Nous le savons tous : le travail, ce n’est pas que du travail ! Alors en période de télétravail, comment remplacer les parties de ping-pong et baby-foot du midi, ou encore les grandes batailles de flèches en mousse du vendredi soir avant de partir en week-end ?

Plusieurs solutions s’offrent à vous, à commencer par l’apéritif en visioconférence (avec modération bien entendu). Rien de tel qu’un moment convivial entre collègues, même virtuel. Et puis, découvrir à l’écran la nouvelle et audacieuse coiffure du collègue qu’on n’a pas vu depuis 6 mois, ou entendre un enfant crier « papa, cacaaaaa ! » en fond sonore, c’est idéal pour mettre une bonne ambiance, non ?

Autre idée pour vous divertir en équipe (et améliorer votre cohésion par la même occasion) : les jeux ludiques en ligne. Plusieurs sites proposent par exemple de vous lancer dans un escape game virtuel pendant une trentaine de minutes. Parfait pour une pause midi amusante (même les collègues tricheurs ne casseront pas l’ambiance, promis !). Vous pouvez également opter pour une petite séance de jeu vidéo gratuit en ligne : le choix ne manque pas sur le Web !