Outils collaboratifs en web agency
L’organisation est le maître mot du métier de la création de site Internet. En effet, le grand nombre de dossiers et la multiplicité des intervenants en interne et à l’externe rendent parfois compliquée la gestion des projets. Dans quelle mesure peut-on adapter les méthodes de travail à l’évolution technologique?
Aujourd’hui, la démocratisation du web et l’avancée des technologies permettent de nouvelles organisations du travail collaboratif grâce à de nombreux outils disponibles sur le Web.
Malheureusement, cette grande variété de possibilité a tendance à égarer le quidam. Nous avons ici sélectionné un certain nombre d’entre eux ayant pour but d’optimiser le travail collaboratif.
Intérêt pour une agence Web
Le travail collaboratif permet d’affecter plusieurs unités sur une même tâche en même temps. Ce système relativement nouveau s’appuie sur la synergie créée par les acteurs autour du projet plutôt que sur la hiérarchisation des tâches et l’ajout successif de modification sur un document.
Une agence web peut avoir recours au travail collaboratif pour optimiser sa production au vu de l’abondance et de la mobilité des différents intervenants spécifiques (commerciaux, chefs de projet, graphistes, développeurs…). Elle doit parfois également externaliser ses demandes en fonction du besoin client.
S’il s’y prête et s’il est bien mis en œuvre, le travail collaboratif juxtaposé à une bonne utilisation du web peut être extrêmement bénéfique pour l’entreprise :
- Réduire ses coûts : limiter la logistique, réduire les fréquences de réunions.
- Gagner en productivité : les modifications se font en temps réel sur les documents, et chacun peut donc observer et interagir avec actions de ses collaborateurs.
- Constituer un savoir-faire d’équipe : le côté simultané et immédiat permet aux équipes de créer leur méthode de travail, et d’acquérir une expertise certaine.
- Favoriser et inciter la diffusion de l’information : dans ce mode de travail, les équipes sont en contact en permanence.
On comprend vite les bénéfices de ce mode de travail appliqués au web pour le web. En effet, les moyens de communication actuels permettent de mieux exploiter le travail collaboratif. Ces outils actuels se prêtent particulièrement au profil de certaines agences web.
Quelques outils intéressants de travail collaboratif :
Il existe un grand nombre d’outils collaboratifs en ligne permettant de travailler efficacement, en voici quelques uns :
- Trello, pour la gestion de projet, permet à un groupe d’individus d’organiser un projet et de constater le travail de chacun sur ledit projet.
- ScreenHero, permet le partage d’écran rapide et donc l’extension du travail collaboratif à toute application s’y prêtant (validation d’un processus auprès d’un client, pédagogie en ligne etc…)
La liste est non exhaustive et d’autres applications mériteraient aussi d’être étudiées (Scoop It, veille collaborative).
Ces outils, en plus des avantages cités plus haut, permettent à un acteur tiers d’effectuer des revues sur le travail déjà accompli. En pratique, on se rend vite compte de leur puissance. Un expert dans un domaine qui ajoute son annotation à un client qui découvre une maquette en temps réelle…
Bien sur, comme à toute méthode de travail, des inconvénients existent :
- Le risque de perte du pouvoir de décision des membres : les membres seront moins enclins à prendre des initiatives pour l’équipe.
- Paresse sociale : profiter du travail des autres pour fournir moins de travail.
- Chute du projet : vu que les membres sont interdépendants, si l’un n’effectue pas son travail efficacement, les autres en seront impactés.
Ainsi, pour être efficace, le travail collaboratif doit être utilisé dans un environnement qui s’y prête sans éclipser les méthodes traditionnelles. Dans le cas d’une agence web, la bonne utilisation de ces outils favorise la communication au sein de l’équipe et améliore l’implication de ses membres dans leur projet. L’accessibilité et la diffusion de l’information doit être mise en avant dans la conception d’un site web. Le bon traitement des spécificités et l’intervention des bons acteurs au bon moment doivent bonifier la créativité et la qualité de l’ensemble de la production.
